Sie können alle Daten nach z.B. Postleitzahlen filtern und per Report automatisiert an verschiedene Empfänger senden. Dafür können Sie entweder Postleitzahlbereiche oder auch einzelne PLZ angeben.
PLZ Filter erstellen
Sie können unter dem Menü Tools | Filter oder aber auch direkt über das Filtermenü in der Firmenübersicht neue Filter erstellen. Wenn Sie einen neuen Filter erstellt haben wählen Sie die Filterregel PLZ aus. Hier geben Sie zuerst das Land ein und danach die Filterung. Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten Postleitzahlen zu hinterlegen. Im Bereich, Gleich und Beginnt mit.
Gleich ermöglicht es Ihnen exakte Postleitzahlen zu hinterlegen. Achten Sie darauf, dass es immer fünf Stellen ohne Leerzeichen o.ä. sind.
Bei Beginnt mit können Sie alles mit einer bestimmten Anfangszahl filtern lassen. Z.B. 7 für den Großraum Stuttgart. Sie können auch detailliere Zahlenfolgen hinterlegen wie 71 oder 711 u.s.w.
Im Bereich kann frei definiert werden z.B. 30000-35999. Hier würde alle Postleitzahlen zwischen diesen beiden Werten ausgegeben werden.
Sie können auch mehrere Werte hinterlegen und mit dem Button für Import bis zu 300 Einträge per Copy & Paste in eine Regel einfügen. Falls Sie mehr Einträge brauchen sollten, können Sie eine weitere Regel erstellen und diese mit ODER verknüpfen.
Gefilterte Daten per Email versenden
Wenn Sie den PLZ Filter in der Firmenübersicht aktiviert haben, können Sie den Button für den Export oben rechts anwählen und die Funktion “neuen Report” anwählen. Dadurch wird ein neuer Report erstellt und alle Filter und genau die Messwerte übernommen, die Sie in der Firmenübersicht eingestellt haben. Sie können unter dem Punkt “erweiterte Einstellungen” auch noch nachträglich weitere Messwerte hinzufügen wenn Sie möchten.
Um den Report speichern zu können, müssen Sie nur noch einen Empfänger eingeben, der genau diese Daten erhalten soll und das Format und Erstellungsintervall definieren. Nach dem Speichern ist der Report aktiv und wird automatisch zum gewählten Zeitpunkt an die angegebene Emailadresse versendet.
Es hat sich bewährt, bei viele PLZ Gebieten die Filter mit dem gleichen Namen zu versehen, wie die Reports. So kann eine Zuordnung immer schnell und eindeutig erfolgen.
Um Zeit zu sparen empfiehlt es sich einen Report für ein PLZ Gebiet zu erstellen und dann die Funktion Duplizieren zu verwenden. Dadurch muss nur noch der Empfänger und der Filter ausgewechselt werden.